2011年12月26日

【休む技術】未来の自分への作業指示書を

休み前に、しがかり中の仕事がたくさんあって、どれも完了できないままで、何かすっきりしない、という時のために、いい方法があります。


休み明けの自分へ、作業指示書を書いておく

  • ざっくりしたToDoメモではなく、他の人が代理処理ができる位に、書きます。
  • 仕事も案件ごとにフォルダに入れて、それぞれに作業指示書を書いておきます。
  • 特に書いておくべきで忘れがちなのは、「電話で話すべき内容」です。

折り返しの電話を待っているまま仕事納めになってしまった、なんていうことが営業部門ではよくあります。メールを送る人もいるでしょうけれど、電話で相手の答えを聞きながらしか進まないこともあります。そういう時に、「○○さん、電話」と書かないで、伝える項目、オプションとなる相談要因、聞きたい情報、会話から得たい結果などを、電話をかける(うける)未来の自分に向けて、作業指示書として残しておきます。

これらは、万が一にも、お正月明けの一週間、インフルエンザで休んだ時に、実際に人に渡る可能性もあるので、Todoの具体レベルの内容と、その意図(目的)を、明確にかいておくようにします。

これをしないで、なんとなく打ち上げに行ってしまうと、29、30日も出社し、さりとてさほど何もできずに残務処理をするでもなくいてしまったり、大みそかまでやきもきしてしまいます。

そして、それは、かなり損だったりします。そのあとのお正月で結局、気がかりなことは、かなり忘却してしまうので、心にやんだ状態ですごした年末三日間は丸ごと、無駄になってしまいます。紙に書き出し、すっきり忘れて、遊ぶ、休む、やっておきたかった勉強をする、というほうが、個人レベルでも会社レベルでもとても生産的です。

10分ぐらいで終わる仕事は別にして、仕事納めの今日、定時(17時)までの時間は、未来の自分への作業指示書を書く時間にあてて、一月4日から、全力で再加速できるようにして、すっきりと、終わりたいものです。

私は20代のころ、商社で働いていのですがその時代には、まったくそういうことはできなかったので、実際はなかなかそんな風に行かないことも経験として知っています。実際はどうしたかというと、この未来への作業指示書を、結局翌日に出社して、書いていたりしました。ならば仕事納めの午後の時点でやっておけばよかったと思ったものです。また、もっと若いころには、しがかりの仕事がきになって、自宅に持って帰って交渉案件のことを考え続けてお正月を過ごしてしまったことがありました。その間、自分の学びたかったことを学ぶことや友人と思いっきり遊ぶこともできたはずです。

休むときに深く休める一つのコツとして、作業指示書を未来の自分に向けて、具体的に書いて、仕事納めすることを提案してみました。


― ― ―

ちなみに、私は今は、アイデアプラントという「好き」なことをできる職を作り出したので、年末年始も、思いっきり仕事です。でも、それは遊びであり、学びであり、人の役立つことであり、仕事でもあるようなものなので、昔の状況とは違います、好きなことへの没頭なので好んで仕事を続けています。

ただ、それでも作業指示書は書きます。帳簿付けとか、事務的な処理の事(たとえば、来年、確定申告前に、税務指導を受けるときまでにするべきこと)は、作業指示書を具体的にかいて、年末年始はすぽんと、忘れてしまうようにしています。

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以上、去年の年末、「誠ブログ」に、書いたことを転載しました。

今年は、震災があり、大事な人を失ったり、食べるものが無くなっていく、まるで戦後のような大変な日々を過ごしたりしましたが、それでも、日々は続いているし、人は時間軸を前にしか、あるけない。だから、この年の年末でもやっぱり、普通の年の暮れのように、あわただしく過ごしています。

休むことは、平時でも有事でも、大事なこと。上手く休むことは、割と大事な技術だと、今も思っています。その一助になれば幸いです。

posted by 石井力重 at 00:05 | Comment(0) | TrackBack(0) | メソッド&ハウツー



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