2009年05月10日

ScanSnapで領収書をサクサクと

個人事業主になって、
領収書や請求書の書類のデリケートな扱いに
ストレスを感じていました。

もともと領収書の処理は面倒なたちだったのですが
個人事業主になって、幅広い用途で
領収書が出てくると
財布はパンパン、
大事なもの保管箱(ディズニーランドのお菓子の管箱)も
あけるたびにさわさわして4月を過ごしました。
領収書は不定形で、
縦長、横長、きゃしゃな紙、固い紙、いろいろあります。
中には、印字の消えてしまいそうなものや
洗車機の領収書などは、金額データにちょろっとした
ことしか書いていなくて、覚えておけるかどうか
不安なものもあり、
「記憶しておくストレス」が募っていました。

GWがあげて5月の書類もそろそろ入ってきます。
その前にと、月次決算に挑んだのですが、
もうすこし勉強が必要そうで
現状を維持したまま5月の事業活動が
始まりそうです。

そこで、まずは日付順にならべて、
ScanSnapで読めるかどうか、とにかくやってみました。

この機械、すごいですね。一度もエラーなしに全部を
読み取りました。

タクシーの領収書やJRの特急車内で発行される小さな領収書も
これでしっかり読み取れます。

ただし、細すぎるものと小さすぎるものは
クリアフォルダをはがきサイズぐらいに切り出して
そこにはさんで読み込みました。

それから、JRの駅で買う切符と同じ材質の
固い領収書も、さくっと読み込みました。

今後はホテルの領収書など、大きくて不定形のもの。
これもジャムらないで読みとってくれました。

やってみてコツがありました。
日付順にした領収書は、大きいもの、小さいもの
さまざなものが入り混じり、用紙をガイドする
受け口のガイドレールはセットが面倒なので最大に広げます。
そして、一枚ずつ、手で送りいれます。
機械の中心に、領収書が来るように手でちょっと
ガイドして、送り出せばサクッと読みます。

読み取り時間が早いので、次の領収書を送りだすところに
もっていったら、ポンとボタンを押す。
その繰り返しです。

個人事業主なので、領収書の枚数が少ないから
これができるのかもしれませんが(ちなみ四月は34枚でした)
後で処理するにしても、不定形の紙片をばさばさと扱い、
書類の多い書斎で、紛失に注意することをおもうと
PDF化した「領収書_2009年4月」ですむことは
精神的にすごくよさそうです。

ScanSnapにはAcrobatが付いていてPDFに注釈を
書き込むことができるので、
領収書の一言メモを付けておけます。
「なになにの用途で何何を買った」
「これは洗車の代金」
「この交際費は、だれとだれとだれ」
といったことも1カ月程度なら思い出しやすいので
ここで一気にメモして、忘れることができます。

その領収書は、1〜9日、10〜19日、20日〜31日の区切りで
クリップでとめて、「領収書 2009年04月」と
付箋を張ったクリアフォルダーに。
台紙に張り付けるよりも厚み少なくてすみ、
もし領収書の原紙がいるときもすぐに手にとれます。

PC状で処理することがおおい経理処理で
どうしても紙、となる部分をスキャナでデジタル側に
統一できるのはいいですね。

一昔前、スキャナは結構面倒だったのですが
いまはほとんどの紙ものを、さくさくと
取り込んでくれるので、
本当に気持ちいいです。

OCRにかけてしまえば、金額の転記もコピペで済むから
すこし手間が省けそうです。
posted by 石井力重 at 21:02 | Comment(0) | TrackBack(0) | 道具考/scansnap

2009年05月07日

私の定番化文房具

知的生産をされる方の中には文具好きが多いと思います。
淘汰されずにながく自分のツールにあるものは
自然と似ている何かがある気がしますね。

私の場合は、どんなものがあるのか
ちょっと整理してみました。

■ペン

『プラマン』



紙へ接したペン先の「かさささ」としたさらりとしつつも、
ぐっと手ごたえのある摩耗感がたまりません。

500円と高いし、ペン先がつぶれないように使うのも
気を使うのですが、書き心地が最高です。
なにかメモを書きたくなってしまいます。


■メモ紙

『コレクトの情報カード』



名刺サイズのただの紙です。
私がこれがいいなと思う理由が2つあります。

飲み会で、コースターに即興の図やメモを書くことがあります。
コースターは、文具のふさわしくないシーン最高の文具。
このコレクトのメモカードは、そういうモノなんだろうと思います。

もう一つは名刺サイズであること。
これにより、もしシリーズでよいメモをかけたら、
市販の名刺フォルダーに一覧表示できます。
他の不定形のメモカードは一覧性が手間なんです。


ちなみに、このカードを入れておく専用の道具があります。


■メモ紙のケース

『メモパース』



入れておく部分が半透明なので、
いれたメモが見えます。

くわしくはメーカサイトの写真が分かりやすいです。
http://www.correct.co.jp/06cat/ip/ct_45a.html
余り売っていないので、アマゾンからが一番いいでしょう。
ヘビーに使うと18ヶ月くらいで壊れてきます。


■アイデアからデジタルへのインターフェーズ

『ポメラ』



PCの「メモ帳」だけを単離したらこうなります。
しかも乾電池駆動。

私は、ワードでテキストを書くことはまれで
ほとんど、アクセサリーの「メモ帳」ソフトを使います。
ワードの気が効き過ぎるアシストが
思考を邪魔する時があり、それを避けるために。

ポメラは欲しいものだけをとり出してくれたアイテムで
しんとした書斎、という時間をくれます。


■書類を一時的にまとめるアイテム

『プラファスナー』



進行中の案件にはどうしてもA4紙がたくさんあります。
後でリサイクルをするから、ホチキスは極力控えたいし
スキャナに入れることも考えてできるだけワンタッチで
はずせるほうがいいので、これを愛用しています。


■ホチキス

『サクリフラット』



軽い力で二倍の距離を押し込んで
確実にとめられます。
フラットになるので、スマートです。
デザインもいい感じで手になじみます。
替えの針が背中に入っているので
タマギレになくこともなくて秀逸です。


■スキャナー

『ScanSnap S1500』



つないでポンと押すだけで
きもちよい速度でぐんぐん電子化してくれます。
手に入れる書類を吸い込ませ、
ノートPC一つでも外出先で必要な書類を参照できて
効率的です。
プレゼンの時、プロジェクターで投影したい紙資料も
吸わせておけば、すごく簡単にそれができます。
捨てるかどうかまよった書類は吸わせて即リサイクル。
サクサク「片付く」心地よさ。ちょっとした快感です。


■ホワイトボードのマーカー

『ハンディホワイトボードマーカー』



ノック式でしまえるので、
外出先でのホワイトボードへの記入の際に、
さっと胸から出してつかえるので便利です。
会議室で書けないマーカーにあたると
気分が乗りませんが、持参することで
快適にします。
クリアフォルダとかプラ系素材は
だいたいホワイトボード的に使えますので
一本持っているとどこでも「仮に」な感じで
かけて調子が良いです。

ちなみに、普通紙にもかけるので、
書類にちょっとした強調を入れたい時に使えます。
青インクのマーカをもっていると
書類の文字をつぶさずにマークでき便利です。
posted by 石井力重 at 02:14 | Comment(0) | TrackBack(0) | 道具考/scansnap

2009年04月23日

死蔵していた辞書に第二の輝きを

ScanSnapで、高校時代からずっと死蔵していた和英辞典や慣用句辞書を、電子化しました。

初めは小ぶりの辞書、それでも400ページありましたが、スキャンしてみると、なかなかいい調子で電子化できました。

そして、高校で手にする一般的な厚さの辞書。ページ数は1600強です。だいたい辞書というのは4〜5センチ厚で1600ページ構成なのかもしれません。

それを裁断して、スキャンしています。これは400ページのものにくらべて格段に苦労しました。まず、裁断がうまくいっていないところがあって、のりが落ちていませんでした。なので、のりを外す作業をすべてのブロックで行う必要がありました。また、紙がうすいので、ジャムってしまいがちで、一度に投入する量をおさえて、ガイドも正確に当てるようにしました。

その結果、別のことをしながら、大体1時間くらいで、読み込み完了。ときどき手を貸すだけなので、時間は実際には10分程度の実働でしょうか。

この辞書をOCRでテキスト化します。そして、「本棚」とかいたポータブルのHDDに入れます。あとは、英文や和文を検索するような時には、ネットをみるかわりに、そのHDDを対象にして、Acrobatで検索をかければ、ネットにないような質の言葉探しが可能です。

デジタルの方が便利で、使わなくなって死蔵していた辞書が、高校生のあの時につかっていた「机の上の主役級」の輝きをまた、とりもどしました。

物体としては、リサイクルに回りますが、資源としてそれはそれで第二の人生を生きるでしょう。

死蔵していた辞書が私は20冊以上ありました。いろんな専門分野にいたため、使う頻度の少ない辞書が様々ありました。
一例を挙げると
・理化学辞典
・和英辞典
・国語辞典
・慣用句辞典
・ドイツ語辞典
・物理学辞典
・自動車競技のルールブックなど

一年に3回以上手に取らない状態になっている辞書は、かなり本棚をあっぱくします。しかし、辞書はそうそう捨てられません。そういう価値観をかつての先生方からもらっているのかもしれませんが。

モノとしての活用が、破壊がまず最初に来るため、ちょっと抵抗がありますが、こうした活用もなかなかよいです。出張先にすべての辞書を連れて行ける、というのも大きいですね。
posted by 石井力重 at 04:03 | Comment(0) | TrackBack(0) | 道具考/scansnap

2009年04月15日

書棚があくと楽しくなる

書斎の机の上に常設するつもりのScanSnapをちょっと本棚にいれてみました。クリックで大きくなります。

shodana.jpg

私の書棚は、こんなふうに、本以外のものが結構入っています。

書棚があくと楽しくなります。人間はどうしても空間的な認知や空間的な記憶が多くのウエイトを占めます。空間のショーケースとしての書棚は、心理面への影響は大きそうです。
posted by 石井力重 at 01:41 | Comment(0) | TrackBack(0) | 道具考/scansnap

ScanSnapが社会人院生にもたらすもの

日中、車で移動するので、大学にも立ち寄ることが増えました。東北大の経済学部は、八木山と街の間にあるので、通勤経路ですし。

今年は社会人ドクターコースの研究も、メインパートとなる「調査」と「分析」のフェーズに入ります。あんまり大学に行かないでいると進まないので、ちょくちょく立ち寄るようにしています。

今日は教授から「研究室のゼミで輪読する資料」をいただきました。これ、もちまわりで、私も相当の資料を用意して、講義的に説明しないといけなんだそうです。学術的な、研究のよりどころとなる書籍を…。何にしよう、、、とまだ、迷っていますが。

さて、その頂いた資料、A4で110ページありました。要は教科書に近いボリュームです。これが博士課程のゼミ2回分の資料ボリュームか…。と、ちょっとめまいがするような量でした(珍しく漫画チックな表現ですが、笑)

これを読んでおくには、ずっと持ち歩いて暇な時によむということになるわけですが、一人事業をしている私には鞄の余裕がありません。かといって机においておいては、肥やしになるだけです。

そこで、使い方をいろいろ考えてみたいと思っていたScanSnapで資料を読み込んでみました。綴じていないA4用紙たばなので、数分で読み込みました。

実はこれでらくらく、とおもったのですが、この資料、2回ほど、読み込みました。設定が自動なので、らくちん、とおもったのですが、OCR精度をあげたかったのと、読み取り画質をあげたかったので、ソフト的な処理を施す限界を感じ、再度読み取りを。ただ、あらかじめそういう設定をいとしていれば、次回から早いでしょう。ちなみに、調整つきでよみこませたら、自動の場合110ページ40メガだったのが、なんと14メガ程度になりました(OCR後)。資料自体が傾いてコピーされたものだったのですが、それも補正してくれています。

そして、OCRがかなり高精度に文字を認識してくれるので、さっと主要な単語の広井読みができるのでいいですね。たぶん、ゼミの間にも、分からない単語があったら、すぐにひけるでしょう。事前準備の不十分さをある程度カバーしてくれるでしょう。

そして、PCはいつでも持ち歩いているので、重さ増なしに、ゼミの日まで、資料をもちあるくことができ、便利です。

社会人院生の勉強と仕事の両立を助けてくれるツール、というのが望まれていると、自分を振り返りおもうのですが、こういうドキュメントリーダはかなり、メインの位置にある気がします。

自分自身の研究でも、参考文献を引用の為に、一字一句間違わずに書きうつすのですが、これはシンキングに使っていない時間なのでもったいないなとおもっていました。これを改善することも理屈としては可能です。お金がかかるのともったいなさを断ち切る必要がありますが。

まず、ズパッときれる裁断機で、書籍の背表紙を落とします。
そして、それを50枚ぐらいずつ(あるいは、章毎)スキャンします。
PDFファイルにします。
OCRで文字認識をします。

こうすると、書籍が(まれに誤認識をしていますがほぼ)正確にデジタル化されます。正確に引用するときにも、便利ですし、万が一、出典をメモし忘れてしまった「引用フレーズ」を後から検索で発見することもできます。

(アナログでは、引用元の明記のない「引用フレーズ」は、原典を発見するのは絶望的です。しかしこれはよく発生しまいます。なくなく、あきらめるか、なきながらメモしい文献を片っ端から探すしかありません)





そして、ScanSnap Organizerの「ワードに変換する」機能を使ってみようと思います。

企んでいるのは「要約」機能です。110ページの資料、ものすごい文字量なのですが、これをワードの要約機能で1ページにしてみようと思います。たぶん、文章構造は参考にならないでしょうが、おもな「要素」(キーとなる単語、概念)が見えるでしょう。それを手がかりに読めば、かなり早いはずです。

IT時代の大学院生ならば、そういうスタイルもありかな、とおもいます。

かつてPCなんて研究室に一台しかなかったころをおもうと、相当な邪道のきもしますが(笑)。95年頃、学術の世界では、プレゼンはOHPでしたよね。カラーペンでプラシートに書き込む懐かしき時代。






posted by 石井力重 at 00:51 | Comment(0) | TrackBack(0) | 道具考/scansnap

2009年04月13日

ScanSnapユーザ第一日目に思いついたアイデア

ScanSnapが航空便で届きました。なぜ航空便?とは思うのですが、ある特殊な事情なのでそうなるのかもしれません。

さて、金曜日に届いたそれを、日曜日、夕食前や深夜に接続してテストしてみていました。

これ、なかなかいいですね。

使ってみて率直に思ったのですが「書斎が広くできる」「書籍や資料や雑誌を発想法のツールにできるな」「辞書を携帯できる」という3つでした。

いいことを書いたので、バランスとして、悪いことも挙げてみますと、

・ScanSnap自体がある程度重い
(長期出張の先にも、持っていきたいがぎりぎり微妙な重さ。持った感じはペットボトル2リットルをもった感じに似ているかな)。
・体積がある
(同じく出張鞄に入れるには、緩衝材を含めた最高機種s1500は大きすぎる。)

といったところでしょうか。とはいえ机の上ではさほど場所をとりません。

scansnap_size.jpg

机の上に置いた時にはこんな感じです。裸のまま(緩衝材なし)であれば、結構スマートで、机の上に常設してもいいくらいです。私はプリンターは机の上におかないで、普段は箱にしまっています。無駄プリント抑制の意味もありますが、出来る限り、紙にしないでおきたいからです。逆の「紙から電子」であるカラーイメージスキャナーは常設してもいいかなぁと思います。

これからしばらく、使い方アイデアを実際に試してみようと思います。

ふと思ったのですが、領収書や見積書などは、数が少ないうちは、、これでその日のうちに、取りこんでしまえば、なんらかの効率的管理が出来そうな気がします。それもトライしてみたいと思います。(仮説:仕分けは形の違う紙よりも電子データの方が扱いやすい。検証方法:1〜2か月の実務で)

また名刺を毎日マメに読み込んでおこうと思いますが、これが、領収書の読み込みという作業も加われば、かなり実行性が上がりそうです。いわゆる発想パターンにおける「他の目的も一緒にできないか」です。


まとめ

ScanSnapユーザ第一日目に思いついたアイデア

・書斎を広くする

 (Aランク…本で残したい
  Cランク…読まない(書斎にとどめない)
  Bランク…読む時間をかけられないが、要る可能性あり
  このうち、Bランクが部屋を占拠します。しかも無秩序に。
  Bランクは電子化するといい、とssをみて実感しました)

・書籍や資料や雑誌を発想法のツールに

 (発想の材料を得るのに、ネット上の無料データベースを
  使う方法があります。
  しかしニッチなカテゴリーだとない場合もあります。
  読んでない本、雑誌もふくめて、外付けHDDに投入していけば
  いつでもキーワードで検索できます。
  複数のPDFの検索は、ssに付属のAdobe Acrobatで実行可能)

・辞書を携帯できる

 (国語辞典、英和辞典、各種の専門的な辞書など。
  つい便利さを考えてネット検索ですませるため、
  使っていない高い辞書がたくさんあります。
  それらを電子化して、オフラインでも使える辞書に。
  複数辞書を横断的に検索できるので、便利かもしれません。)

・個人事業主としての帳簿系の紙類の効率的管理

 (領収書、見積書など、もらう書類、発行する書類を
  スキャンしておきます。
  特に、発行する書類は、捺印後、コピーして保管しますが
  もともと、自分でデータをもっていてそれを保管する紙というのは無駄です。
  しかも一人事業なので、出張先で、あれ、最後の見積書は
  どうかいたっけ?という時に、出先から、知ろうとするのは
  大変です。それが解消できるかもしれません)
posted by 石井力重 at 09:18 | Comment(0) | TrackBack(0) | 道具考/scansnap



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